Η εργατική νομοθεσία αλλάζει συχνά και περιλαμβάνει μεγάλος αριθμός κανόνων που κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτων είδους, πρέπει να ακολουθεί. Από τις προσλήψεις και τα ωράρια, μέχρι τις αποδοχές και τις άδειες, τα λάθη που γίνονται είναι πολλά. Και αν γίνουν λάθη δεν αποφεύγονται τα πρόστιμα. Το Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.Ε.Π.Ε.) είναι ο φορέας που τα επιβάλλει, μπορεί να είναι ιδιαίτερα αυστηρά και επιζήμια για τη φήμη και τη λειτουργία της επιχείρησής σας.
Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη των επιχειρήσεων που έχουν να κάνουν με την εργατική νομοθεσία;
– Αδήλωτη εργασία : Η αδήλωτη εργασία είναι και οικονομικά και νομικά επικίνδυνη. Τα πρόστιμα είναι συχνά υψηλά. Η νόμιμη πρόσληψη δείχνει σοβαρότητα και συνέπεια από πλευράς εργοδότη, ενισχύοντας την επαγγελματική σχέση και την εμπιστοσύνη των εργαζομένων.
– Μη έγκαιρη δήλωση προσλήψεων στο ΕΡΓΑΝΗ : Οι προσλήψεις πρέπει να δηλώνονται στο ΕΡΓΑΝΗ πριν την έναρξη εργασίας. Πολλές επιχειρήσεις το καθυστερούν.
– Μη ανάρτηση του πίνακα προσωπικού στον χώρο εργασίας : Σύμφωνα με τη νομοθεσία επιβάλλεται η ανάρτηση του πίνακα προσωπικού σε εμφανές σημείο στον χώρο εργασίας. Πρέπει να περιλαμβάνει τα ωράρια, τις βάρδιες και τα στοιχεία των εργαζομένων. Ακόμα κι αν έχει γίνει η υποβολή μέσω του ΕΡΓΑΝΗ, η φυσική ανάρτηση του πίνακα στον χώρο εργασίας είναι υποχρεωτική.
– Λάθη στις υπερωρίες : Συχνά δεν γνωστοποιούνται στο ΕΡΓΑΝΗ οι υπερωρίες ή πληρώνονται “μαύρα”, ενώ ο νόμος απαιτεί συγκεκριμένο τρόπο καταγραφής, προαναγγελία και αποζημίωση.
– Παραβάσεις στη δήλωση ωραρίου : Η μη καταγραφή των πραγματικών ωρών εργασίας ή η δήλωση διαφορετικού ωραρίου από αυτό που ισχύει στην πράξη, αποτελεί σοβαρό παράπτωμα.
– Λανθασμένος υπολογισμός αποδοχών και αδειών : Αφορά περιπτώσεις όπως η ηθελημένη μη χορήγηση ετήσιας άδειας, γονικής αδείας ή άδειας μητρότητας, υπολογισμός δώρων Χριστουγέννων/Πάσχα με λάθος τρόπο ή παραβίαση κατώτατου μισθού ή επιδομάτων.
– Καταστρατήγηση της συμβατικής σχέσης εργασίας : Η απασχόληση μέσω εργολαβικών σχέσεων, αντί για εξαρτημένη εργασία (π.χ. μπλοκάκια σε θέση υπαλλήλου) μπορεί να θεωρηθεί απόκρυψη εργασιακής σχέσης.
– Απολύσεις χωρίς τήρηση διαδικασίας : Ανεπαρκής αιτιολόγηση, μη έγκαιρη έγγραφη κοινοποίηση ή μη καταβολή αποζημίωσης.
Συχνά ο εργοδότης αγνοεί ότι είναι υποχρεωμένος να ειδοποιήσει εγγράφως τον εργαζόμενο για την απόλυσή του και να τηρήσει τα ελάχιστα χρονικά όρια που προβλέπονται ανάλογα με την προϋπηρεσία του εργαζομένου στην επιχείρηση. Επίσης, ο εργαζόμενος πρέπει να υπογράψει ότι παρέλαβε την έγγραφης ειδοποίησης. Αν αρνηθεί, ο εργοδότης μπορεί να προσφύγει σε δικαστικό επιμελητή ή μάρτυρες.
Ο εργοδότης υποχρεούται να δηλώσει την καταγγελία της σύμβασης στο ΕΡΓΑΝΗ, την ίδια ημέρα που κοινοποιείται στον εργαζόμενο. Πολλές φορές γίνεται καθυστέρηση και αυτό επιφέρει πρόστιμο.
Όσον αφορά την αποζημίωση, ο εργοδότης οφείλει να τη δώσει στον εργαζόμενο την ημέρα της απόλυσης και εξαρτάται από τα χρόνια υπηρεσίας και αν δόθηκε ή όχι προειδοποίηση. Εάν καθυστερήσει τότε πρέπει η απόλυση θεωρείται άκυρη και πρέπει είτε να τον ξαναπροσλάβει είτε να του δώσει μισθούς υπερημερίας.
– Ελλιπής τήρηση αρχείου και εγγράφων : Η μη τήρηση μισθολογικών καταστάσεων, συμβάσεων, βεβαιώσεων αποδοχών και αρχείων παρουσιών.
– Παραβίαση κανονισμών υγιεινής και ασφάλειας : Η μη ύπαρξη τεχνικού ασφαλείας, γιατρού εργασίας ή μη τήρηση μέτρων υγιεινής και προστασίας οδηγεί σε βαριές κυρώσεις, ειδικά σε επιχειρήσεις υψηλού κινδύνου.
– Έλλειψη εσωτερικού κανονισμού : Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις υποχρεούνται να έχουν εσωτερικό κανονισμό εργασίας, κάτι που συχνά παραβλέπεται.
– Μη συμμόρφωση με την προστασία προσωπικών δεδομένων (GDPR) : Τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων πρέπει να προστατεύονται, ειδικά όσον αφορά ιατρικά στοιχεία ή παρακολούθηση χώρων με ηλεκτρονικά μέσα (κάμερες). Στην περίπτωση που ο εργοδότης τοποθετήσει κάμερες στο χώρο, αγνοεί ότι δεν πρέπει να είναι τοποθετημένες σε χώρους διαλείμματος, αποδυτήρια, τουαλέτες, κουζίνες, ή άλλους ημι-ιδιωτικούς χώρους, ότι δεν πρέπει να καταγράφει ήχο και ότι οφείλει να τοποθετήσει ειδική σήμανση στους χώρους και να ενημερώσει το προσωπικό.
Χαρακτηριστικά παραδείγματα κυρώσεων από παραβάσεις της εργατικής νομοθεσίας
- Μη αναγραφή εργαζομένου στην ΕΡΓΑΝΗ (αδήλωτη εργασία) : Από 8.400€ έως 10.500€ ανά εργαζόμενο (ανάλογα με την ηλικία και τον τρόπο πρόσληψης).
- Καθυστερημένη υποβολή εντύπου πρόσληψης ή αλλαγής ωραρίου : Έως 2.000€ ανά παράβαση.
- Παράνομη υπερωρία χωρίς έγκαιρη καταχώρηση : Έως 500€ ανά υπάλληλο.
- Μη καταβολή δώρου Χριστουγέννων ή Πάσχα : Ανάλογα με το ύψος του ποσού και τις ημέρες καθυστέρησης. Ενδέχεται να υπάρξουν και ποινικές κυρώσεις.
- Απασχόληση εργαζομένων σε ημέρα/ώρα που δεν προβλέπεται από τη σύμβαση : Από 300€ έως 2.000€ ανά εργαζόμενο.
- Μη ανάρτηση πίνακα προσωπικού ή ωραρίου στον χώρο εργασίας : Από 500€ έως 1.500€, ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης.
- Μη καταβολή αποζημίωσης ή ψευδής δήλωση καταβολής : Από 1.500€ έως και 10.500€, ανάλογα με τη σοβαρότητα της παράβασης και τον αριθμό των εργαζομένων που απολύθηκαν. Επίσης, μπορεί να θεωρηθεί εξαναγκασμός ή απάτη εις βάρος του εργαζόμενου, με πιθανές ποινικές κυρώσεις.
- Μη χορήγηση αδειών (αναρρωτική, άδεια μητρότητας, άδεια άνευ αποδοχών) : Κυμαινόμενο – πιθανές και αστικές ή ποινικές κυρώσεις.
- Μη γνωστοποιημένη καταγραφή χώρου με κάμερες : Πρόστιμο 15.000€ για κρυφή χρήση κάμερας σε γραφείο εργαζομένου χωρίς ενημέρωση και 20.000€ για παρακολούθηση εργαζομένων χωρίς αποδεδειγμένη αναγκαιότητα. Στην περίπτωση διαρροής προσωπικών δεδομένων, όπως ο ιατρικός φάκελος εργαζόμενου, το πρόστιμο δεν είναι σταθερό, αλλά εξαρτάται από την σοβαρότητα και την έκταση της διαρροής, τον αριθμό των προσώπων που επηρεάστηκαν, το είδος των δεδομένων (π.χ. τα ιατρικά δεδομένα ανήκουν στις ειδικές κατηγορίες και είναι υψηλής ευαισθησίας) και τα μέτρα που έλαβε (ή δεν έλαβε) ο εργοδότης για την προστασία. Το πρόστιμο μπορεί να φτάσει έως και 20.000.000€ ή 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών (όποιο είναι μεγαλύτερο).
Γιατί μπορούν να γίνουν λάθη με μεγάλη ευκολία;
Πολλοί εργοδότες, ειδικά στις περιπτώσεις των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων, αγνοούν ή δεν αντιλαμβάνονται πλήρως τις υποχρεώσεις τους. Η ελλιπής κατάρτιση στο εργατικό δίκαιο συχνά οδηγεί σε παραλείψεις ή εσφαλμένες πρακτικές — πολλές φορές χωρίς πρόθεση παρανομίας.
Επιπλέον, είναι δύσκολο για τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν και να προσαρμόζονται εγκαίρως με την πολυπλοκότητα και τις αλλαγές της εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας. Ακόμα και μια μικρή τροποποίηση μπορεί να αλλάξει τις υποχρεώσεις τους.
Από την άλλη έχει εντοπιστεί ότι σε περιόδους έντονου φόρτου (π.χ. εποχικές δουλειές, κλείσιμο χρήσης), η ταχύτητα προηγείται της ακρίβειας. Έτσι, λάθη σε δηλώσεις, ωράρια, υπερωρίες ή πληρωμές είναι πιο πιθανά.
Τέλος, όταν δεν υπάρχει στενή συνεργασία με εξειδικευμένο λογιστή, είναι πιο πιθανό να υπάρξουν παρερμηνείες, ειδικά σε περιπτώσεις απολύσεων, αποζημιώσεων ή ειδικών αδειών.
Πως μπορεί να σας προστατεύει η TAX REPORT;
Ένα εξειδικευμένο λογιστικό γραφείο, όπως το TAX REPORT, δεν φροντίζει μόνο για την μισθοδοσία. Παρέχει πλήρη υποστήριξη στις εργασιακές σας υποχρεώσεις, προσφέροντας:
- Συνεχή ενημέρωση για αλλαγές στην εργατική νομοθεσία.
- Έλεγχο συμβάσεων και καθοδήγηση για νόμιμες διαδικασίες πρόσληψης/απόλυσης.
- Ορθή καταγραφή ωραρίων, αδειών και επιδομάτων.
- Υποβολή όλων των εντύπων στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, έγκαιρα και σωστά.
- Συμβουλευτική για αποφυγή παραβιάσεων και προστίμων.
Η Αξία της Πρόληψης
Η πρόληψη είναι πάντα πιο οικονομική από τη θεραπεία. Με τη σωστή καθοδήγηση, μπορείτε να αποφύγετε δυσάρεστες καταστάσεις, νομικές διαδικασίες ή πρόστιμα που θα βαρύνουν την επιχείρησή σας. Οι ειδικοί του TAX REPORT φροντίζουν να είναι πάντα ένα βήμα μπροστά, ώστε εσείς να μπορείτε να επικεντρώνεστε στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Το λογιστικό μας γραφείο, το οποίο βρίσκεται στον Πειραιά, σε σημείο με άμεση πρόσβαση από το μετρό και το τραμ, παρέχει χρήσιμες και πρακτικές συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας ακολουθεί την εργατική νομοθεσία.